Tingkatkan Kecekapan sebanyak 30% dengan Petua Ini!

Ramai orang bekerja berjam-jam tetapi menghabiskan hari dengan tugasan yang belum selesai yang sama dalam senarai mereka. Saya tahu perasaan itu. Peti masuk penuh, mesej berterusan, nota berselerak dan mesyuarat boleh menjadikan hari kerja yang mudah terasa berat. Meningkatkan kecekapan tidak bermakna tergesa-gesa melalui setiap tugas. Ini bermakna memberi lebih perhatian kepada kerja yang berguna dan kurang masa untuk geseran yang boleh dielakkan. Peningkatan 30% boleh dianggap sebagai sasaran praktikal, bukan janji. Hasilnya bergantung pada kerja, alat, dan tabiat yang sudah ada. ## Mulakan dengan semakan masa yang mudah Saya mulakan dengan menjejaki kerja saya selama tiga hari. Saya merekodkan: - Tugasan yang saya kerjakan - Masa ia bermula dan berakhir - Sebarang gangguan - Hasil tugasan - Sama ada tugas itu memerlukan perhatian penuh saya Matlamatnya bukan untuk menilai setiap minit. Saya mahu melihat ke mana masa saya pergi. Seorang pekerja jualan mungkin mendapati bahawa panggilan pelanggan mengambil masa empat jam setiap hari, manakala semakan mesej dan kemas kini dalaman mengambil masa dua jam lagi. Semakan ringkas boleh menunjukkan bahawa banyak semakan mesej berlaku antara panggilan, memecahkan perhatian dan melanjutkan hari kerja. Fakta kecil sering mendedahkan corak yang lebih besar. ## Pilih tiga blok kerja yang berguna Senarai tugas yang panjang boleh mencipta tekanan tanpa mencipta kemajuan. Saya lebih suka memilih tiga tugas utama untuk hari itu. Setiap tugas harus memenuhi salah satu perkara ini: - Ia menyokong matlamat perniagaan semasa - Ia memberi kesan kepada pelanggan atau projek - Ia menghilangkan kelewatan untuk orang lain - Ia memerlukan pemikiran tertumpu Saya meletakkan tugas paling sukar dalam blok masa apabila perhatian saya paling kuat. Bagi sesetengah orang, itu mungkin pagi. Bagi yang lain, mungkin selepas makan tengah hari. Semasa blok itu, saya tetap membuka satu tugas. Saya menutup tab yang tidak berkaitan, menyenyapkan makluman tidak mendesak dan meletakkan telefon saya jauh dari meja. Blok fokus selama 45 minit boleh menghasilkan kerja yang lebih berguna daripada dua jam yang diisi dengan semakan mesej. ## Kumpulkan tugasan yang serupa bersama-sama Bertukar antara tugas yang tidak berkaitan menggunakan tenaga mental. Menulis laporan, menjawab soalan pelanggan, menyemak nombor dan menyertai mesyuarat semuanya memerlukan jenis perhatian yang berbeza. Saya mengumpulkan kerja yang serupa ke dalam tempoh yang ditetapkan: - E-mel dan mesej: dua atau tiga semakan yang dirancang - Panggilan: diletakkan pada bahagian hari yang sama apabila boleh - Penulisan: diselesaikan dalam blok fokus yang lebih panjang - Kerja pentadbir: dikendalikan dalam satu kelompok - Perancangan: disemak pada penghujung hari kerja Pendekatan ini memberikan fikiran saya lebih sedikit perubahan untuk diurus. Ia juga memudahkan untuk melihat tugasan yang boleh dikurangkan, diberikan atau dialih keluar. ## Cipta templat boleh guna semula Saya tidak menulis mesej yang sama dari halaman kosong setiap kali. Saya menyimpan templat mudah untuk keperluan biasa, seperti: - Susulan mesyuarat - Kemas kini pelanggan - Nota status projek - Pengesahan pelantikan - Arahan pekerja baharu Templat tidak sepatutnya berbunyi sejuk atau disalin. Saya meninggalkan ruang untuk butiran peribadi dan melaraskan perkataan sebelum menghantarnya. Sebagai contoh, susulan pelanggan boleh termasuk tindakan seterusnya, tarikh yang dijangkakan dan orang yang bertanggungjawab. Struktur itu mengurangkan soalan tambahan dan memastikan perbualan bergerak. Templat juga berfungsi untuk kerja dalaman. Kemas kini projek mingguan boleh menggunakan format yang sama setiap minggu: 1. Kerja siap 2. Tugasan semasa 3. Isu terbuka 4. Sokongan yang diperlukan 5. Tarikh semakan seterusnya Format menjimatkan masa sambil memastikan mesej mudah dibaca. ## Kurangkan pembaziran mesyuarat Mesyuarat sering berkembang apabila tiada siapa yang tahu apa yang perlu dihasilkan oleh mesyuarat. Sebelum menerima mesyuarat, saya mencari tiga butiran: - Sebab mesyuarat - Keputusan atau keputusan yang diperlukan - Orang yang perlu hadir Agenda pendek boleh menghalang penjelasan panjang. Saya juga mencatatkan tindakan seterusnya sebelum mesyuarat tamat. Tindakan itu memerlukan pemilik dan tarikh. Contohnya: "Maria akan menghantar senarai produk yang disemak kepada pasukan jualan selewat-lewatnya hari Rabu." Ayat ini lebih berguna daripada "Kami akan membuat susulan pada senarai produk." Beberapa kemas kini boleh dikongsi melalui nota bertulis pendek. Itu memberi masa kepada orang ramai untuk membaca maklumat tanpa menambah acara kalendar lain. ## Tetapkan rutin mesej yang jelas Pemberitahuan mewujudkan rasa kemajuan yang palsu. Membaca mesej baharu terasa produktif, tetapi ia mungkin menarik perhatian daripada tugas yang memerlukan pemikiran yang lebih mendalam. Saya menggunakan masa yang ditetapkan untuk menyemak mesej. Saya menyimpan makluman untuk perkara yang memerlukan respons pantas dan meredamkan yang lain. Saya juga menulis mesej yang lebih jelas supaya orang ramai tidak perlu bertanya butiran yang hilang. Mesej berguna boleh menjawab: - Apa yang berlaku? - Apa yang saya perlukan? - Siapa yang perlu bertindak? - Bilakah tindak balas diperlukan? Tabiat ini membantu mengurangkan rantaian mesej yang panjang. ## Gunakan ulasan mingguan Pada penghujung minggu, saya menyemak kerja dan bukan hanya mengira jam. Saya bertanya: - Tugas manakah yang mencipta kemajuan berguna? - Di manakah kelewatan muncul? - Mesyuarat manakah yang boleh menjadi lebih pendek? - Tugasan berulang yang manakah memerlukan templat? - Apakah yang perlu saya berhenti lakukan minggu depan? Pemilik perniagaan kecil yang saya bekerjasama menggunakan ulasan ini untuk memeriksa pemprosesan pesanan. Pasukan itu menghabiskan masa menyalin butiran yang sama ke dalam tiga fail. Mereka menyimpan satu rekod utama dan menggunakan templat kongsi untuk kemas kini. Perubahan itu tidak mengalih keluar setiap langkah manual, tetapi ia mengurangkan kemasukan berulang dan menjadikan status pesanan lebih mudah untuk diperiksa. Pengajarannya mudah: kecekapan sering datang daripada mengalih keluar pergerakan tambahan, bukan daripada mendorong orang untuk bekerja dengan lebih pantas. ## Ukur perubahan dengan berhati-hati Saya membandingkan jenis kerja yang sama sebelum dan selepas tabiat baharu. Saya mungkin menjejaki: - Masa yang diperlukan untuk menyelesaikan laporan - Bilangan tugas yang disiapkan tanpa kerja semula - Masa menjawab untuk soalan pelanggan - Bilangan mesyuarat yang diadakan - Jam yang dibelanjakan untuk kerja yang difokuskan Peningkatan 30% mungkin muncul apabila 30 minit lebih sedikit dibelanjakan untuk tugasan berulang, tiga lagi laporan siap setiap minggu atau kurang pembetulan selepas penyerahan. Ukuran yang betul bergantung pada kerja. Saya mengelak daripada mengukur setiap tindakan. Terlalu banyak penjejakan boleh menjadi satu lagi sumber kerja. Kecekapan yang lebih baik memberi saya lebih banyak ruang untuk membuat keputusan yang teliti, sokongan pelanggan dan pemikiran kreatif. Proses ini bermula dengan pemerhatian, bergerak melalui perubahan kecil, dan berkembang melalui semakan biasa. Apabila saya melindungi masa yang difokuskan, mengurangkan usaha berulang, dan menjadikan setiap tugas lebih mudah difahami, hari kerja yang lebih baik menjadi hasil yang praktikal dan bukannya matlamat yang jauh.

Saya pernah mengisi hari saya dengan tugasan dan masih terasa ketinggalan. Senarai saya bertambah, mesej terus sampai, dan pekerjaan kecil mengambil perhatian daripada kerja yang memerlukan tumpuan yang lebih mendalam. Isunya tidak selalu kekurangan usaha. Selalunya, saya memulakan terlalu banyak tugas, bertukar-tukar di antara mereka, dan menghabiskan masa untuk kerja yang tidak bernilai. Beberapa perubahan mudah membantu saya menyelesaikan lebih banyak masa dalam masa yang singkat tanpa mengubah setiap jam menjadi perlumbaan. 1. Pilih satu tugas utama Pada permulaan hari, saya menulis satu tugasan yang akan membuat perbezaan terbesar jika saya menyelesaikannya. Tugasan ini menjadi fokus utama saya. Ia mungkin: - Menulis cadangan pelanggan - Menyediakan rancangan projek - Menyemak laporan - Memanggil pembekal - Menyelesaikan pelajaran atau tugasan kerja Saya simpan senarai pendek. Senarai tugas yang panjang boleh menimbulkan tekanan tanpa memberi saya laluan yang jelas. Apabila semuanya kelihatan mendesak, saya bertanya kepada diri sendiri: "Apa yang memerlukan perhatian saya hari ini, dan apa yang boleh menunggu?" Sebagai contoh, pemilik perniagaan kecil mungkin mempunyai sepuluh tugas dalam senarai. Membalas setiap mesej mungkin terasa mudah, tetapi menyediakan sebut harga pelanggan boleh memberi kesan yang lebih besar pada perniagaan. Petikan itu layak mendapat bahagian terbaik hari itu. 2. Pecahkan kerja besar kepada tindakan kecil "Kerja di tapak web" terlalu luas. Ia tidak memberitahu saya apa yang perlu dilakukan seterusnya. Saya menukar tugas besar kepada tindakan yang biasanya mengambil masa antara 15 dan 45 minit: - Tulis pembukaan halaman utama - Kumpul tiga soalan pelanggan - Semak borang hubungan - Semak lima penerangan produk - Draf satu e-mel Ini menghilangkan keperluan untuk membuat keputusan baharu setiap beberapa minit. Saya boleh mulakan dengan tindakan yang jelas dan bukannya menatap projek yang tidak jelas. Tugas yang berguna harus bermula dengan kata kerja. Perkataan seperti tulis, semak, panggil, bandingkan, rancang dan hantar menjadikan langkah seterusnya lebih mudah dilihat. 3. Gunakan blok masa Saya menetapkan tempoh yang jelas untuk kerja berfokus, kemudian berehat sebentar. Ramai orang menggunakan 25 minit kerja dan 5 minit rehat. Saya memilih tempoh yang lebih lama apabila tugas memerlukan lebih banyak pemikiran, selalunya 45 hingga 60 minit. Semasa blok kerja, saya terus membuka satu tugas. Saya meletakkan telefon saya jauh dari meja saya dan menutup tab yang tidak berkaitan dengan kerja. Kaedah ini tidak menjadikan setiap tugas mudah. Ia memberikan tugas itu ruang yang ditentukan, yang menjadikannya kurang kemungkinan permintaan lain akan mengambil alih. Seorang penulis yang menyediakan catatan blog, sebagai contoh, boleh menghabiskan satu blok untuk menggariskan artikel, blok lain menulis bahagian utama, dan blok kemudian menyemak perkataan. Mencampurkan penyelidikan, penulisan, e-mel dan media sosial dalam blok yang sama boleh melambatkan kerja. 4. Kumpulkan tugasan yang serupa Saya menjawab mesej pada titik yang ditetapkan dan bukannya menyemaknya apabila pemberitahuan muncul. Saya juga mengumpulkan panggilan telefon, kerja pentadbir, kemas kini fail dan perancangan ke dalam tempoh yang berasingan. Ini mengurangkan penukaran tugas. Beralih daripada helaian belanjawan ke e-mel pelanggan mungkin kelihatan tidak berbahaya, tetapi setiap perubahan memerlukan usaha mental. Selepas beberapa kali bertukar, saya mungkin menghabiskan lebih banyak masa untuk kembali bekerja daripada menyelesaikannya. Corak harian yang ringkas mungkin kelihatan seperti ini: - Pagi: kerja projek tertumpu - Lewat pagi: mesej dan panggilan - Petang: mesyuarat dan tugas rutin - Akhir hari: perancangan dan kemas kini fail Jadual yang tepat boleh berubah. Bahagian yang berguna ialah memberikan kerja yang sama ruang kongsi. 5. Tetapkan had untuk tugasan bernilai rendah Sesetengah tugas berkembang apabila tiada had wujud. Membaca e-mel, menyemak laporan dan menyemak imbas kemas kini dalam talian boleh mengambil masa lebih lama daripada yang dirancang. Saya menetapkan had masa yang kecil untuk aktiviti ini. Jika saya perlu menyemak e-mel, saya mungkin memberi diri saya 20 minit. Apabila masa tamat, saya menangani mesej yang memerlukan tindakan dan meninggalkan yang lain untuk semakan kemudian. Ini tidak bermakna mengabaikan maklumat yang berguna. Ini bermakna menghentikan kerja rutin daripada mengambil masa yang diperlukan untuk tugas-tugas utama. Saya juga bertanya sama ada tugas memerlukan perhatian saya sama sekali. Sesetengah kemas kini boleh difailkan, ditangguhkan atau dialih keluar daripada jadual. 6. Gunakan semakan keutamaan yang mudah Apabila kerja baharu muncul, saya menyemak tiga perkara: - Adakah ia memerlukan tindakan hari ini? - Apa yang berlaku jika saya menangguhkannya? - Adakah terdapat satu lagi tugasan yang harus diturunkan dalam senarai? Permintaan pelanggan mungkin memerlukan balasan pantas, tetapi penyelesaian penuh mungkin mengambil masa yang lebih lama. Saya boleh mengesahkan bahawa saya menerima permintaan itu dan memberikan masa yang realistik untuk langkah seterusnya. Ini memastikan komunikasi jelas tanpa meninggalkan kerja yang sedang dijalankan. Jawapan ringkas selalunya cukup: "Terima kasih kerana menghantar butiran. Saya akan menyemaknya dan membalasnya selepas saya menyelesaikan tugas projek semasa." Pendekatan ini membantu saya melindungi fokus sambil memastikan jangkaan jelas. 7. Buat rutin permulaan Saya bekerja lebih cepat apabila saya tidak memulakan hari dengan membuat banyak pilihan. Rutin permulaan saya adalah mudah: 1. Semak kalendar. 2. Pilih tugas utama. 3. Sediakan fail yang saya perlukan. 4. Buang gangguan kecil. 5. Mulakan dengan tindakan pertama. Rutin mengambil masa beberapa minit sahaja. Ia memberikan hari itu arah yang jelas. Orang yang bekerja dari rumah mungkin mendapat manfaat daripada isyarat fizikal yang kecil, seperti meletakkan buku nota di atas meja atau menggunakan senarai main yang sama untuk kerja tertumpu. Isyarat tidak perlu rumit. Ia boleh membantu menandakan perubahan dari masa peribadi kepada masa bekerja. 8. Simpan senarai pendek "bukan sekarang" Idea dan permintaan sering muncul semasa saya bekerja. Saya menulisnya pada senarai berasingan dan bukannya bertindak ke atasnya sekaligus. Senarai itu mungkin termasuk: - Idea artikel baharu - Alat perisian untuk diuji - Topik mesyuarat masa hadapan - Tugasan yang boleh menunggu - Soalan untuk ditanya kemudian Menulis pemikiran membantu saya kembali kepada tugas semasa. Saya menyemak senarai semasa perancangan harian dan memutuskan apa yang patut mendapat tempat dalam jadual. Ini berguna untuk kerja kreatif. Idea boleh disimpan tanpa mengawal sepanjang hari. 9. Tinggalkan ruang antara tugas Jadual yang padat dari pagi hingga petang boleh kelihatan produktif, tetapi satu mesyuarat tertunda boleh menjejaskan semua yang berikut. Saya meninggalkan jurang kecil antara tugas utama apabila boleh. Jurang ini memberi saya masa untuk: - Menyelesaikan nota - Menyimpan fail - Bersedia untuk mesyuarat seterusnya - Berjalan-jalan sebentar - Mengendalikan permintaan yang tidak dijangka Rehat juga membantu saya kembali bekerja dengan fikiran yang lebih jernih. Rehat adalah sebahagian daripada mengekalkan output yang stabil, bukan tanda bahawa hari itu telah gagal. 10. Semak semula hari tanpa menyalahkan diri sendiri Pada penghujung hari, saya bertanya tiga soalan: - Apakah yang saya selesaikan? - Apa yang mengambil masa lebih lama daripada yang dijangkakan? - Apa yang perlu saya ubah esok? Jawapannya membantu saya memperbaiki rancangan saya. Jika menulis laporan mengambil masa dua jam dan bukannya satu, saya melaraskan jadual masa hadapan. Jika mesej mengganggu blok fokus, saya menukar tetapan pemberitahuan atau mengalihkan masa mesej ke bahagian lain hari itu. Saya mengelak daripada menilai sepanjang hari dengan bilangan tugasan yang telah disiapkan. Satu tugasan siap yang menyokong matlamat utama mungkin lebih berguna daripada sepuluh tugas kecil yang hanya mencipta pergerakan. Menyelesaikan lebih banyak masa dalam masa yang singkat selalunya mengenai menghilangkan geseran. Saya memilih lebih sedikit keutamaan, membuat tindakan seterusnya jelas, melindungi kerja yang difokuskan dan memberikan tugas rutin had yang munasabah. Saya tidak cuba mengawal setiap minit. Saya membina hari kerja yang menjadikan kemajuan berguna lebih mudah untuk diulang. Pendekatan itu terasa lebih praktikal daripada mengejar jadual yang sempurna, dan ia memberi ruang untuk bahagian yang tidak dijangka dalam kehidupan normal.

Ramai orang berasa sibuk sepanjang hari tetapi masih meninggalkan kerja penting yang belum selesai. Mesej mengganggu tumpuan, mesyuarat memenuhi kalendar dan tugas-tugas kecil mengalihkan perhatian daripada kerja yang memerlukan pemikiran yang lebih mendalam. Peningkatan produktiviti 30% tidak dijamin untuk setiap orang. Ia boleh menjadi sasaran yang berguna apabila anda mengurangkan gangguan yang boleh dielakkan, merancang lebih sedikit keutamaan dan memberikan kerja yang tertumpu pada tempat yang jelas pada hari anda. Saya menggunakan kaedah mudah untuk membuat perubahan itu. ### Pilih satu hasil utama Pada permulaan hari, saya menulis satu hasil yang akan menjadikan hari itu berguna. Ia mesti khusus. "Kerjakan laporan" terlalu luas. "Lengkapkan bahagian data pelanggan dan sediakan tiga carta" memberi saya garisan penamat yang jelas. Saya kemudian menambah dua tugas yang lebih kecil. Ini memastikan senarai itu realistik dan mengurangkan tekanan untuk mengendalikan semuanya sekaligus. ### Jejaki ke mana masa anda pergi Untuk satu hari kerja, rekod tempoh masa yang anda habiskan untuk e-mel, mesyuarat, kerja pentadbir, penyelidikan dan tugasan yang difokuskan. Matlamatnya bukan untuk menilai diri sendiri. Matlamatnya adalah untuk melihat corak. Pasukan pemasaran kecil mungkin mendapati bahawa soalan selama 20 minit sering bertukar menjadi rantaian mesej selama 45 minit. Panggilan singkat boleh menyelesaikan isu yang sama dengan usaha yang kurang. Penjejakan masa boleh mendedahkan kos tersembunyi ini. ### Lindungi kerja fokus Saya menetapkan blok 45 hingga 60 minit untuk kerja yang memerlukan perhatian penuh. Dalam tempoh itu, saya menutup tab yang tidak berkaitan, menyenyapkan makluman yang tidak penting dan meletakkan telefon saya jauh dari meja. Saya tidak cuba bekerja tanpa rehat sepanjang hari. Selepas blok fokus, saya berhenti seketika, menyemak kemajuan saya dan memutuskan sama ada blok lain berguna. Pendekatan ini berfungsi dengan baik untuk tugasan seperti penulisan, analisis, reka bentuk, pengekodan dan perancangan. ### Kurangkan penukaran tugas Setiap suis membawa kos mental yang kecil. Beralih daripada laporan ke e-mel, kemudian ke hamparan, boleh membuat tugasan mudah terasa perlahan. Saya mengumpulkan tugasan yang serupa bersama-sama: - Membalas e-mel rutin dalam satu atau dua tempoh yang ditetapkan - Semak dokumen dalam blok kerja yang sama - Mengendalikan panggilan dan mesyuarat secara rapat - Jauhkan penyelidikan daripada menulis Ini memberikan setiap bahagian hari tujuan yang lebih jelas. ### Gunakan peraturan mesyuarat yang mudah Sebelum menerima mesyuarat, saya bertanya tiga soalan: - Apakah keputusan yang perlu dibuat? - Apa yang perlu saya sediakan? - Bolehkah kemas kini bertulis menyelesaikan isu ini? Sekiranya mesyuarat itu tidak mempunyai tujuan yang jelas, saya meminta agenda atau mencadangkan jawapan bertulis ringkas. Ini tidak bermakna menolak setiap pertemuan. Ini bermakna melindungi masa untuk kerja yang tidak dapat diselesaikan melalui mesej. ### Cipta garisan penamat Tugas boleh berkembang apabila hasil yang dijangkakan tidak jelas. Saya mentakrifkan maksud "selesai" sebelum saya mula. Untuk e-mel jualan, selesai mungkin bermakna baris subjek yang jelas, satu masalah pelanggan, satu jawapan berguna dan langkah seterusnya yang langsung. Untuk laporan, selesai mungkin bermakna angka yang disahkan, tiga penemuan utama dan senarai pendek tindakan. Garisan penamat yang jelas membantu saya berhenti menggilap butiran kecil yang tidak menambah baik hasilnya. ### Semak semula hari dengan tiga soalan Pada penghujung hari kerja, saya meluangkan masa beberapa minit untuk bertanya: - Apakah kerja yang mencipta nilai paling tinggi? - Apa yang mengganggu perhatian saya? - Apa yang perlu saya ubah esok? Saya tidak memerlukan sistem produktiviti yang kompleks. Semakan ringkas sering menunjukkan sama ada rancangan saya sepadan dengan cara saya bekerja sebenarnya. Seseorang yang menghabiskan enam jam untuk tugasan yang berselerak mungkin tidak perlu bekerja lebih lama. Mereka mungkin memerlukan lebih sedikit gangguan, keutamaan yang lebih jelas dan lebih kawalan ke atas penukaran tugas. Peningkatan 30% boleh menjadi matlamat praktikal apabila ia datang daripada perubahan kecil yang sesuai dengan peranan dan jadual seseorang. Saya mulakan dengan satu keutamaan, satu blok fokus dan satu ulasan. Selepas beberapa hari bekerja, saya membandingkan jumlah kerja yang telah disiapkan dengan masa dan usaha yang diperlukan. Itu memberi saya pandangan yang lebih jujur ​​tentang kemajuan daripada kalendar yang sibuk. Kami mempunyai pengalaman yang luas dalam Bidang Industri. Hubungi kami untuk mendapatkan nasihat profesional: Jacky: jacky@ratoplasers.com/WhatsApp +86-15862335192.

1. David Allen 2001 Mendapatkan Perkara: Seni Produktiviti Tanpa Tekanan 2. Cal Newport 2016 Deep Work: Peraturan untuk Kejayaan Terfokus dalam Dunia yang Terganggu 3. Stephen R. Covey 1989 The 7 Habits of Highly Effective People 4. Gloria Mark 2023 Cara Memecahkan Perhatian, Keseimbangan Keseimbangan: Satu Cara Memecahkan Semula Perhatian. 5. Mihaly Csikszentmihalyi 1990 Aliran: Psikologi Pengalaman Optimum 6. Teresa Amabile dan Steven Kramer 2011 Prinsip Kemajuan: Menggunakan Kemenangan Kecil untuk Menyerlahkan Kegembiraan, Penglibatan dan Kreativiti di Tempat Kerja